… rodzaj usługi, która polega na kompleksowej obsłudze biurowej, bez konieczności fizycznego przebywania w siedzibie firmy. To tak ogólnie.
Szczegółowe wyjaśnienie tego terminu warto rozpocząć od pochodzenia samej nazwy. Jak wszystko co „wirtualne”, także wirtualne biuro, zaczerpnęło ją z terminologii angielskiej – Virtual Office lub e-office.
Wirtualne biuro to usługa, która oparta jest w całości na outsourcingu (outsourcing – korzystanie z zasobów zewnętrznych). Dzięki jej wykorzystaniu możliwe jest znaczne zredukowanie kosztów, jakie zmuszeni bylibyśmy (jako firma) ponieść wynajmując powierzchnie biurowe oraz zatrudniając pracowników biurowych.
Charakteryzację usługi wirtualnego biura najlepiej przeprowadzić właśnie na zasadzie omawiania jej zalet. Drugą z nich jest zdobycie większego prestiżu dla swojej firmy. W jaki sposób? Załóżmy, że świadczymy usługi internetowe, a nasza działalność zarejestrowana jest pod adresem domowym ul. M. Konopnickiej 23A/7, Piotrków Trybunalski. Czy nie lepiej wyglądałaby nazwa naszej firmy widniejąca w stopce mailowej nad adresem lokalizującym ją w samym centrum Warszawy, Krakowa, Katowic czy Poznania? Odpowiedź jest jasna, a zapewniam, że potencjalni klienci zwracają uwagę na takie informacje o firmie.
Korzystając z usługi wirtualnego biura otrzymujemy więc prestiżowy adres dla naszej firmy. Co więcej – adres ten staje się naszym adresem korespondencyjnym, pod nim także umawiane będą spotkania „face to face” z klientami.
Dopasowując rodzaje usług wirtualnego biura do naszych indywidualnych potrzeb, możemy uzyskać również takie korzyści jak:
Koniec urwania głowy związanego z odbieraniem telefonów, wysyłaniem faksów, sprawdzaniem skrzynki mailowej, odpisywaniem na maile, umawianiem spotkań. Tym wszystkim zajmie się za nas wykwalifikowana „realna” sekretarka.
Koniec z przekopywaniem stosów dokumentów, przeszukiwaniem plików na dysku, bieganiem po urzędach. Dokumentacją, jej archiwizacją i utrzymywaniem wszystkiego w ryzach zajmie się… nasza księgowa.
A jeżeli będziemy potrzebowali wsparcia, w tematach z takich zakresów jak informatyka, prawo czy księgowość właśnie, nasze „wirtualne biuro” z pewnością udzieli nam szczegółowej i konkretnej odpowiedzi na każde pytanie.
Korzystając z usługi wirtualnego biura uzyskujemy nową lokalizację dla naszej firmy i grupę najlepszych pracowników.